Beschreibung

Idee und Hintergründe

Durch die fortschreitende Digitalisierung wächst die Forderung der Gesellschaft und der Benutzer besonders in der Kommunikation nach mehr Sicherheit bei der Nutzung. Dies war und ist die Grundlage unserer Überlegungen. Email basierende Systeme werden dabei auch
in der Zukunft eine enorme Bedeutung bei der digitalen Kommunikation komplexer Inhalte haben.
Vorhandene Lösungen basieren bisher entweder auf technisch aufwändigen Verfahren der Datenverschlüsselung mit zusätzlichem Schlüsselaustausch oder werden als Insellösungen angeboten. Beides verhindert oft die Benutzerakzeptanz und damit letztendlich die Nutzung, eine hohe Benutzerakzeptanz ist aber der Schlüssel zum Erfolg! Die Frage zu Beginn war: wie muss ein Lösungsansatz aussehen und wie kann eine Umsetzung gelingen?

Für uns gab es 2 Optionen für eine Lösung:

1. entweder – man erstellt eine weitere Email Lösung, und sichert die jeweiligen Daten für den Versand ab, wie es z.B. von vielen vorhandenen Email Systemen gemacht wird

2. oder – man hinterfragt den gesamten Kommunikationsprozess! Wir haben uns für die Option 2 entschieden und das Ergebnis ist depostio. (Anm.: depostio ist als Wortmarke für die Vermarktung beim DPMA eingetragen) Dabei ist depostio kein weiteres Email System, sondern nutzt vorhandene Email Systeme lediglich als Eingangstüre zum völlig neuen Kommunikationsprozess. Die Unterschiede zwischen depostio und klassischen Email Systemen lassen sich am besten aufzeigen, wenn man die Funktionsweisen und Prozesse betrachtet. Bei Email wird eine Nachricht, bestehend aus Header, Body und Content / Attachements zusammengestellt und dann als Paket über das Internet auf den Weg geschickt. Dieser Weg zwischen Sender und Empfänger führt über unbekannte Wege bzw. Verbindungen. Damit birgt der Email Transport-Prozess das größte Sicherheitsrisiko, nämlich dass die Daten von Dritten gelesen, bearbeitet oder kopiert werden können. Dieses Prozessrisiko macht es erforderlich, die Daten aufwendig z.B. mit PGP zu verschlüsseln und zusätzlich Schlüssel zu tauschen. Das ist im Arbeitsalltag oft zu umständlich und eine flächendeckende Nutzung scheitert.

Des Weiteren werden Email-Dienste wie DE-Mail/e-Postbrief angeboten, die Sicherheit und Dokumentenechtheit als Schwerpunkt haben. Diese Dienste haben jedoch eine hohe Eintrittsbarriere (1 Nutzer braucht oft 2 Email Systeme) sowie eine regionale Verfügbarkeit (Deutschland durch Postident). Oft funktionieren diese Systeme auch nur, wenn Sender und Empfänger in derselben Community registriert sind. de|post|io – digitale Kommunikation *einfach *sicher! mit DPMA Patentschutz

Bei depostio hingegen wird eine Information vom Absender aus seinem vorhandenen Email Client an den oder die Empfänger adressiert, aber beim „senden“ wird die komplette Information nicht direkt über das Internet an den Email Empfänger verschickt, sondern wird auf einem depostio Server gespeichert und der depostio Prozess wird gestartet. Der jeweilige Email Client dient dabei lediglich als „Eingangstüre“ zum depostio Prozess. Der Empfänger wird dann z.B. über Mobilfunk (SMS) informiert, dass eine Nachricht, bzw. Information für ihn zur Abholung hinterlegt wurde. Der Speicherort der Nachricht wird dem Empfänger ebenfalls über Mobilfunk in Form einer URL mitgeteilt. Mit dieser URL gelangt der Empfänger zum depostio Server und kann das Dokument anfordern. Bevor der Zugriff auf die Information gewährt wird, erhält der Empfänger eine TAN SMS zur Berechtigung, vergleichbar mit der 2 Faktor Authentisierung vom online Banking etc. auf sein Handy/Smartphone; bei korrekter Eingabe erhält der Empfänger Zugriff. In diesem komplett geänderten Prozessablauf können auch weitere Mehrwertdienste wie „Nachrichtenstatus verfolgen“ oder „Verfalldatum einer Nachricht“ angeboten werden. Eine Verschlüsselung der Nachricht kann zusätzlich genutzt werden, ist aber durch den geänderten Prozess nicht zwingend erforderlich. Ein depostio Server ist eine „reproduzierbare“ Einheit und kann als Cloud Server oder als Business Server von z.B. Mobilfunk- oder, öffentlichen Organisationen (BLK), Email Providern, oder von Business Kunden allgemein angeboten bzw. genutzt werden. Privatanwendern wird der Dienst ggf. von Service Providern bereitgestellt. Für die Nutzung durch Consumer stehen den Providern diverse Bezahlmodelle zur Verfügung. Ein Business Server kann in die technische Verantwortung eines Businessnutzers gehen, der mit seinen Kunden vertrauliche Informationen tauschen will, aber die Kontrolle der Kundendaten und des Prozesses bei sich behalten möchte, z.B. Banken, Versicherungen, Behörden oder Mobilfunkanbieter etc. Die Lösung kann als Lizenzmodell oder als Transaktionsmodell implementiert werden, die Domain gehört je nach Projekt dem jeweiligen Betreiber bzw. Dienstanbieter. Die Nutzung von depostio ist nicht auf ein bestimmtes Email System reduziert, sondern ist mit ALLEN Email Systemen möglich. Nur der Sender muss für die Nutzung bei depostio registriert sein, der Empfänger hingegen muss nicht registriert sein.

Einige Vorteile / USPs von depostio

– hohe Benutzerakzeptanz besonders durch Nutzung des gewohnte Email Client

– niedrige Eingangs- und Nutzungsschwelle, leicht zu implementieren

– hohe Sicherheit durch kombinierte Nutzung von Internet und Mobilfunk sowie durch 2-Faktor Authentisierung

– Statusmeldungen für den Sender wie zugestellt, abgeholt, gelesen oder gelöscht

– Customizing auf Kundenanforderungen, z.B. Layout der Landingpage, Sprache etc.

– Nutzung kann sowohl kostenpflichtig als auch kostenfrei für Nutzer angebote  werden

– White Lable Implementierung machbar de|post|io – digitale Kommunikation *einfach *sicher! mit DPMA Patentschutz

Mögliche Business Cases für Nutzer und Anbieter

– Mehrwertdienst für Bestandskunden (ggf. für Nutzer kostenfrei)

– Mehrwertdienst für Fremdkunden (ggf. für Nutzer kostenpflichtig)

– Komplettlösung für Business Kunden mit erhöhten Sicherheitsanforderungen

– Online Sales und Marketing eigener Produkte und Lösungen über Landing Page

Mit der Registrierung erhält jeder Benutzer auch einen „depostio togo“ Internet / Cloud Zugang, der depostio verfügbar macht, wenn ein alternativer Zugang notwendig ist. Eine App für Smartphones ist in Planung; auch eine CSV Programmschnittstelle für Massen – Versand ist für Business Kunden angedacht.

Zusammenfassung

depostio ist nicht als Wettbewerb zu klassischen Email Systemen zu verstehen, sondern als Mehrwertdienst für Nutzer mit erhöhten Sicherheitsanforderungen wie z.B. Behörden, Versicherungen, Banken, Mobilfunkanbieter oder Email Provider und auch für private Nutzer. Depostio – digitale Kommunikation *einfach *sicher!